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Profilo dell'azienda:

Progettazione, realizzazione chiavi in mano e manutenzione di atrezzature ed impianti antincendio

All'epoca in cui si spegneva il fuoco utilizzando ancora dei semplici secchi d'acqua o una pompa a mano, l'industrializzazione aumentò notevolmente il rischio d'incendio, la rapidità di propagazione e la devastazione. In Europa e negli Stati Uniti nascevano simultaneamente le prime società specializzate nella ricerca e fabbricazione di attrezzature antincendio e per la protezione individuale, permettendo così di combattere il fuoco più efficacemente. E' nel primo decennio del 19     ° secolo che la Molajoni Spa iniziava la produzione e la commercializzazione del primo estintore d'incendio e dei primi sistemi automatici di rivelazione e spegnimento incendi. Oggi la società è presente con propri uffici e officine in tutto il territorio nazionale.

Uno degli elementi qualificanti della Molajoni Spa, rispetto ai numerosi operatori sul mercato della sicurezza antincendio, consiste nella sua capacità di "tradurre" le numerose norme in materia, in soluzioni tecnico-organizzative di prevenzione dei rischi applicabili in grandi organizzazioni distribuite sul territorio.Le attività sono affidate a quattro divisioni composte da personale tecnico qualificato e specializzato e costantemente aggiornato sulla normativa vigente e sulle nuove soluzioni ed evoluzioni tecniche e tecnologiche presenti nel mercato: divisione SERVICE, divisione IMPIANTI, divisione PRODOTTI, divisione CONSULTING.

Esigenze:

Molajoni Spa per consolidare la crescita della propria attività decide di investire anche sul sistema informatico aziendale, passando ad una nuova soluzione software per la gestione della manutenzione, dopo attente ricerche di mercato l'azienda dirige le proprie preferenze a CSM Srl Partner Certificato Vision, ed al suo prodotto gestionale su piattaforma Windows, VisionERP. Molajoni Spa aveva l'esigenza di gestire puntualmente la propria attività , in particolar modo per la fase delle manutenzioni programmate, con particolare attenzione a:

  1. aspetti commerciali: clienti, listini, storia delle vendite
  2. confronto prezzi d'acquisto, variazione listini, calcoli automatici dei prezzi di vendita
  3. gestione manutenzione: automazione della generazione dei buoni di manutenzione programmata per estintori e impianti antincendio, inoltro in sede e controllo in tempo reale manutenzioni effettuate e posizione contabile del cliente
  4. gestione magazzino: automazione delle operazioni di carico e scarico attraverso lettori barcode e veloce compilazione dei documenti legati agli interventi di controllo e sostituzione ricambi
  5. visibilità web: strutturazione sito con possibilità di gestire il rapporto con i clienti mediante l'accesso all'area riservata e attivazione di un servizio B2C per l'ordine diretto da web.

Per la gestione commerciale dei clienti era necessario avere uno storico di tutti i prezzi applicati, la possibilità di gestire dei listini personalizzati con termini di validità e misurazione costante delle vendite e delle commesse impianto e manutenzione. Il cliente, poi, si avvale di una rete di manutentori che trasmettono gli interventi in sede: scopo fondamentale di questo aspetto era ottimizzare i tempi ed i costi del personale della sede che inseriva gli interventi nel gestionale da copie cartacee e, per quanto riguarda i manutentori, dare loro la possibilità di visualizzare l'elenco degli interventi a loro assegnati nel mese in corso, e la situazione contabile del cliente direttamente in fase di intervento. Per quanto riguarda la gestione del magazzino, il cliente, gestendo un'area di diversi mq e diverse migliaia di articoli, aveva la necessità di una gestione puntuale del carico e scarico degli articoli in manutenzione, con la finalità che l'informazione raccolta venisse trattata direttamente dall'operatore che riceve o prepara la merce. Tale informazione doveva poi essere trasmessa direttamente all'ufficio, per le procedure amministrative necessarie. Con lo stesso principio, era fondamentale gestire l'inventario periodico. Infine, sempre con lo scopo di incrementare ulteriormente il fatturato e ottimizzare la visibilità ed il servizio, il cliente aveva la necessità di pubblicare i documenti contabili e di manutenzione nel proprio sito internet e di attivare tutte le funzionalità di consultazione mediante area riservata, per i clienti a parco.

Soluzioni proposte e realizzate:

Per gli aspetti commerciali relativi ai clienti, con la soluzione VisionERP, abbiamo dato la possibilità di consultare i dati di vendita direttamente in fase di emissione documento, ed attraverso molteplici stampe statistiche e con accesso web abbiamo dato la possibilità ai clienti di poter visualizzare la propria posizione contabile ed i documenti legati agli interventi effettuati o in corso d'opera.Per le esigenze di gestione tecnica, sono state create delle procedure automatizzate sia per la parte di manutenzione esterna che per la gestione interna. Per la manutenzione esterna sono stati installati dei Tablet PC per la gestione dei buoni di manutenzione programmata, in questo modo il tecnico riceve gli interventi direttamente dal Tablet PC e ne predispone l'evasione direttamente dal cliente con la certezza della lettura dei dati dell'estintore con lettore codice a barre. Il tecnico non ha più la necessità di inoltrare la copia cartacea, non appena arrivato in azienda. La trasmissione del buono di manutenzione e del carico in assistenza degli estintori da revisionare avviene in tempo reale ed il tecnico ritrova aggiornato sul Tablet PC lo stato delle manutenzioni ancora da evadere e la posizione aggiornata del cliente.Per la gestione interna è stato realizzato un sistema di generazione automatica dei buoni di manutenzione rispettando il mese di controllo e la zona di appartenenza ed elaborando una stampa del registro delle apparecchiature e per i clienti con scaduto una lettera di sollecito allegata al buono di intervento.Tutti questi interventi vengono ulteriormente suddivisi in destinazioni singole e destinazioni multiple, questo permette alle destinazioni multiple di fare fattura della manutenzione globale solo alla fine di tutte le destinazioni, inoltre, abbiamo dotato gli operatori di magazzino con lettore barcode: in questo modo , mediante matricola, possono essere richiamati i documenti di carico degli estintori per completare i dati di evasione interventi di revisione, che vengono trasmessi direttamente all'ufficio manutenzione e amministrativo, con una definitiva diminuzione del margine d'errore e con risparmio dei costi di gestione.

Infine, abbiamo realizzato il sito internet con la possibilità di visualizzazione in B2B con autenticazione in area riservata della situazione delle manutenzioni al cliente con i relativi documenti in modo da poter avere la situazione aggiornata senza telefonare. In B2C è stata inserita la vetrina dei prodotti con la possibilità di acquistarli direttamente online; l'inoltro dell'ordine, anche in questo caso, avviene direttamente in VisionERP.

Vantaggi:

Riportiamo alcune considerazioni del nostro cliente.

Dott. Gonzalo Fogliati - Direzione Generale: " Grazie alla soluzione VisionERP abbiamo finalmente la possibilità di avere sotto controllo lo stato delle manutenzioni effettuate e da effettuare, in primis mi consente di monitorare la produzione giornaliera e poi pianificare mesi prima il personale necessario in caso di aumento del carico di lavoro. In amministrazione abbiamo ridotto i tempi di fatturazione inserendo il buono fattura che ci ha anche permesso di aumentare gli incassi contanti abattendo anche i tempi di recupero crediti. L'utilizzo del codice a barre è stato davvero provvidenziale per velocizzare tutti i processi di carico e scarico magazzino, con una visibile soddisfazione dei nostri clienti, ai quali siamo riusciti offrire un servizio più tempestivo e preciso, ed anche dei nostri operatori di magazzino ed assistenza, che sono molto più veloci nell'eseguire gli approvvigionamenti e l'evasione dei buoni di manutenzione quotidiani, nonchè del nostro ufficio amministrativo, che rileva una percentuale prossima allo zero di errori nell'evasione buoni e nel carico merce. Per quanto mi riguarda aggiornare in tempo reale i listini dei fornitori e dei clienti, senza l'utilizzo di strumenti esterni di ricalcolo, limitando così di oltre il 50% il margine d'errore e di altrettando i costi del personale addetto agli uffici amministrativi e commerciali". Dott. Alberto Chiaradonna - Direzione tecnica per la soluzione VisionMobile:" i nostri tecnici sono soddisfatti dello strumento che abbiamo messo a loro disposizione, hanno finalmente la possibilità di inviare il buono direttamente in azienda e comodamente dall'auto o da casa, oppure direttamente dal cliente in tempo reale, abattendo i costi e gli errori di inserimento buoni manuali, con un forte calo dei viaggi a vuoto da clienti per correggere i normali errori commessi su carta. La piena soddisfazione arriva poi dalla sorpresa dei clienti che si sentono ancora meglio serviti, grazie a tutte le informazioni che il tecnico, senza telefonare, riesce a dare consultando il proprio Tablet PC".

Per quanto riguarda la soluzione web, infine, il dott. Fogliati con soddisfazione ci dice: " grazie agli ordini via web riesco ancor di più a fidelizzare la mia clientela, il sito, con pochi click viene aggiornato giornalmente ed i miei clienti si collegano ormai sistematicamente per visionare la loro situazione manutentiva e contabile, i servizi e per conoscere tutte le novità senza necessità di chiamare l'agente di riferimento. Anche gli ordini che arrivano via web fanno riscontrare numeri soddisfacenti, molte più persone ed aziende usano sistematicamente internet, in modo forse più lento per questo settore rispetto agli altri, ma il passa-parola è davvero veloce, e gradualmente apprezzo una metodicità nell'utilizzo di questo mezzo, che contribuisce al mio fatturato, in modo autonomo, senza attività commerciale di supporto, senza costi di personale, ma solo attraverso il semplice aggiornamento delle informazioni online.

 

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